Als Bol.com verkoper krijg je regelmatig factuurverzoeken binnen. Klanten hebben een factuur nodig voor hun administratie, zakelijke aankopen of belastingaangifte. Hoewel dit een standaard onderdeel van e-commerce is, kan het handmatig afhandelen van factuurverzoeken behoorlijk tijdrovend zijn.

Hoe werken factuurverzoeken op Bol.com?

Wanneer een klant een factuur nodig heeft, kunnen ze dit aanvragen via Bol.com. Je ontvangt dan een notificatie in het verkoopportaal. Je hebt vervolgens een beperkte tijd om te reageren met de factuur.

Het handmatige proces ziet er vaak zo uit:

1. Notificatie ontvangen in het Bol verkoopportaal
2. Order opzoeken in je eigen systeem
3. Factuur handmatig opmaken (of template invullen)
4. Factuur uploaden naar Bol.com
5. Wachten op bevestiging

Per factuurverzoek kost dit al snel 5-10 minuten. Bij meerdere verzoeken per dag loopt dit op.

Waarom klanten facturen aanvragen

Factuurverzoeken komen niet alleen van zakelijke klanten. Ook particulieren hebben redenen:

• Zakelijke aankopen: Voor boekhouding en BTW-aftrek
• Declaraties: Bij werkgevers of verzekeringen
• Garantieclaims: Als aankoopbewijs
• Belastingaangifte: Aftrekbare kosten
• Administratie: Gewoon netjes bijhouden

Wat moet er op een factuur staan?

Een correcte factuur bevat minimaal:

• Je bedrijfsnaam en adres
• Je KVK-nummer
• Je BTW-nummer
• Factuurnummer en -datum
• Klantgegevens
• Productomschrijving
• Prijs exclusief en inclusief BTW
• BTW-bedrag en -percentage

Tijd besparen met automatisering

De meeste moderne e-commerce systemen kunnen automatisch facturen genereren. In Shopify bijvoorbeeld, wordt bij elke order automatisch een factuur aangemaakt met alle benodigde gegevens.

Met BolSync worden Bol.com orders automatisch geïmporteerd in Shopify, inclusief alle klantgegevens. Wanneer een klant een factuur aanvraagt, heb je deze al klaar liggen in je systeem.

Het geautomatiseerde proces

1. Order komt automatisch binnen in Shopify
2. Factuur wordt automatisch gegenereerd
3. Bij factuurverzoek: factuur is al klaar
4. Download en upload naar Bol.com

Dit bespaart je het handmatig opmaken van facturen - de factuur bestaat al.

Tips voor efficiëntere afhandeling

Standaardiseer je factuurtemplate

Zorg dat je template alle verplichte gegevens bevat en consistent is. Dit voorkomt fouten en vragen achteraf.

Houd een kopie

Bewaar altijd een kopie van verzonden facturen. Dit is niet alleen wettelijk verplicht, maar ook handig bij vragen.

Reageer snel

Hoe sneller je reageert op factuurverzoeken, hoe tevredener de klant. Bovendien telt je responstijd mee voor je verkopersprestaties.

Automatiseer waar mogelijk

Laat je systeem het zware werk doen. Automatische factuurgeneratie bespaart tijd en voorkomt fouten.

"Sinds al mijn orders automatisch in Shopify staan, is een factuurverzoek afhandelen een kwestie van downloaden en uploaden. Voorheen was ik er minuten mee bezig."

As a Bol.com seller, you regularly receive invoice requests. Customers need an invoice for their administration, business purchases, or tax returns. While this is a standard part of e-commerce, manually handling invoice requests can be quite time-consuming.

How do invoice requests work on Bol.com?

When a customer needs an invoice, they can request it through Bol.com. You then receive a notification in the seller portal. You have a limited time to respond with the invoice.

The manual process often looks like this:

1. Receive notification in the Bol seller portal
2. Look up the order in your own system
3. Manually create invoice (or fill in template)
4. Upload invoice to Bol.com
5. Wait for confirmation

Per invoice request, this quickly takes 5-10 minutes. With multiple requests per day, this adds up.

Why customers request invoices

Invoice requests don't only come from business customers. Private individuals also have reasons:

• Business purchases: For accounting and VAT deduction
• Expense claims: For employers or insurance
• Warranty claims: As proof of purchase
• Tax returns: Deductible expenses
• Administration: Simply keeping records organized

What should be on an invoice?

A correct invoice contains at minimum:

• Your company name and address
• Your Chamber of Commerce number
• Your VAT number
• Invoice number and date
• Customer details
• Product description
• Price excluding and including VAT
• VAT amount and percentage

Save time with automation

Most modern e-commerce systems can automatically generate invoices. In Shopify, for example, an invoice is automatically created for each order with all required data.

With BolSync, Bol.com orders are automatically imported into Shopify, including all customer data. When a customer requests an invoice, you already have it ready in your system.

The automated process

1. Order automatically comes into Shopify
2. Invoice is automatically generated
3. On invoice request: invoice is already ready
4. Download and upload to Bol.com

This saves you from manually creating invoices - the invoice already exists.

Tips for more efficient handling

Standardize your invoice template

Make sure your template contains all required data and is consistent. This prevents errors and questions afterward.

Keep a copy

Always keep a copy of sent invoices. This is not only legally required but also handy for questions.

Respond quickly

The faster you respond to invoice requests, the happier the customer. Additionally, your response time counts toward your seller performance.

Automate where possible

Let your system do the heavy lifting. Automatic invoice generation saves time and prevents errors.

"Since all my orders are automatically in Shopify, handling an invoice request is a matter of downloading and uploading. Previously, it took me minutes."